巨大検索エンジンである「Google」が提供しているグループウェア「G suite（旧：Google App for Work）」は、仕事で必要とされるアプリケーションなどがパッケージ化されており、業務の効率化を図り、コミュニケーションを促進します。
日本では、アベノミクスにより「働き方改革」が叫ばれる中、業務効率を上げることの重要性が指摘されています。そのような状況の中、各企業が働き方を見直していく必要があります。今回はGoogleのグループウェア「G suite」のサービス概要を紹介し、業務効率の見直しに役立てていただければ幸いです。
各コミュニケーション機能でメールやスケジュール共有が可能
Googleのフリーメールサービスとして「Gmail」がありますが、このGmailをベースにビジネスに最適化し組織で用意した独自ドメインと紐付けることで、独自ドメインを利用してメールの送受信が可能になります。
「Googleカレンダー」を利用することで、ご自身のスケジュール管理の他、他の従業員とのスケジュール共有も可能です。打ち合わせや相手と連絡を取りたい場合、予め相手の空き時間を把握できることで、電話をかけたが相手が不在だったという2度手間を削減できます。
また、会議室やプロジェクターといった備品の予約も可能で、打ち合わせを行いたい場合この予約機能を使うことで、他のチームと会議室が重複するといった事態を避けることができそうです。
メールやカレンダーは、オフィスのパソコンだけではなく、他のパソコンやスマートフォン、タブレット端末と連携できますので、外出先などからでもメールやスケジュールの管理が可能です。今までメールチェックの為に外出先から一旦帰社するといったパターンが多かったですが、G Suiteを利用することで、直行直帰が可能になり残業の削減や残業に伴う人件費の削減につながると言えそうです。
1ユーザーあたり30GBのGoogle Driveが付帯、共同編集も可能
G Suiteでは、クラウドストレージサービスである「Google Drive」が付帯しています。ストレージ容量は、1ユーザーあたり30GBまで利用できます。
Google Driveのサービス概要については、2017年5月24日の記事で記載していますが、Google Driveを利用することで、今までは難しかったドキュメントの共同編集や編集した際のバージョン管理なども容易になります。
共有のファイルサーバーなどでドキュメントを管理すると、複数人で同一のドキュメントを開くとどちらか一方が読み取り専用になってしまうことから、ファイルをコピーして後程マージするパターンが多いのが現状ですが、Google Driveでは、コメント付きで編集箇所を示すため、編集箇所が重複する心配も不要になり、後でマージすると行った手間を削減できるといえます。
ストレージ容量を30GB以上確保したい場合は、後述する1,200円のビジネスプランに加入することでデータ容量は無制限に利用できます。
セキュリティも強化！ユーザーの追加や削除、モバイル端末の管理で安全に利用
G Suiteでは、、組織内で利用するユーザーを新規に追加したり削除すできることに加え、2段階認証の設定、グループ設定、シングルサインオン、モバイル端末の管理など細かなセキュリティ設定が可能です。
例えば、新たな従業員が入社したり、逆に退職した場合など迅速にユーザーの追加削除を行うことで、組織の変化に迅速に対応できる他、退職後の不正アクセスというリスクを軽減できます。
また、モバイル端末の管理では、利用可能なモバイル端末の追加や削除で利用制御に加え、紛失や盗難の事態に備えて遠隔でデータを削除可能な他、モバイル端末の利用状況をグラフとして確認することができます。機密情報が外部に漏洩するリスクを軽減できるといえます。
近年では、個人所有の端末を業務に使用する「Bring Your Own Device（BYOD）」が注目されていますが、細かいモバイル管理機能によりBYODの導入も可能になり、操作性を維持できることから業務効率の向上の他、在宅勤務といった柔軟な働き方に対応できるといえます。
G Suiteでは、24時間365日体制の電話とメールによるサポート可能で、万が一の場合でも安心して利用可能です。
月額600円から利用可能！まずはドメイン取得から
G Suiteでは、3つのプランを用意しており、月額600円でストレージ容量30GBまで利用可能なベーシックプランと月額1200円でストレージが無制限で利用可能なビジネスプラン、大企業などをターゲットとしてエンタープライズプランがあります。
G Suiteを活用頂くには、始めに独自ドメインを用意する必要があります。既にドメインをお持ちである場合は、G Suiteの申し込み時にドメインを紐付けることですぐに利用できます。
ドメインの取得を検討している場合は、上場企業97社が採用している「.co.jp」を初めとしたドメインがお得に取得できる大塚商会の「アルファメール」がおすすめです。アルファメールでは、レンタルサーバーと同時契約で「.co.jp」を初めとしたドメインの取得費用と維持費用が0円になり、実質サーバーの初期費用と維持費のみでドメインが維持できます。
レンタルサーバーも同時契約という条件ですが、自社サイトの構築や運営にご活用頂くくことも可能です。通常の業務ではG suiteを自社サイトの運営はアルファメールを活用することで、IT関連のコストを大幅に削減し業務の効率をアップできると言えそうです。
