企業経営者や個人事業主でレンタルサーバーを使って自社のホームページを運用しながら、同じサーバーでグループウェアを導入したいと検討されている方も多いと思います。グループウェアを導入することで、組織内でのコミュニケーションが円滑になる他、業務効率化を図ることに期待できます。
今回は、グループウェアを導入するにあたり知っておきたいポイントを説明します。
グループウェアとは？
近年耳にすることが多くなった「グループウェア」とは、企業や団体などの組織に属している方同士でコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図るソフトウェアです。
身近なものであれば、SNSを利用することで友人や知人の状況がわかるのと同様、これをビジネスに最適化し、ビジネスに必要とされる機能を搭載することで、コミュニケーションだけではなく、各業務を共用して作業することもできます。
例えば、各自のスケジュールを組織内で共有することで、個人のスケジュールだけではなく、他の社員のスケジュールも確認できます。スケジュールを共有することで、打ち合わせを開催したい場合に、事前に出席者のスケジュールを確認しておくことで、スケジュールが重複すること無く打ち合わせの日程を設定できます。
また、打ち合わせを行うために、必要となる会議室などの施設の予約も可能です。打ち合わせをしようと会議室に行ったものの、他のチームが打ち合わせをしていたといった施設の重複が考えられます。そのため、施設の予約状況なども合わせて確認して打ち合わせの開催を設定できます。
グループウェアを単体で契約して利用するクラウド型
まず、グループウェアを導入する際に、検討の候補となるのが、グループウェア単体で契約し、発行されたユーザーIDなどで利用するクラウド型のグループウェアです。
クラウド型のグループウェアは、サーバーにグループウェアを導入するためのインストール作業や設定等が不要であるため、大変気軽に短時間で利用できます。
クラウド型のグループウェアの代表例としては、Googleが提供している「Google Apps for Work」やMicrosoftが提供している「Office365」、サイボウズ株式会社が提供している「サイボイス Office10」、NEOジャパンが提供している「desknet’s NEO」などがあります。
クラウド型のグループウェアを利用することで、面倒な設定が不要で手軽に利用できるメリットがあります。個人事業主や中小企業など利用人数が少ない場合は1ユーザーあたり500円から600円程度で利用できますので、手軽な価格で利用できます。一方で、利用人数が多くなれば、その分コストが上乗せされてしまいますので、費用の負担が大きくなります。
レンタルサーバーにグループウェアを導入するパッケージ版
レンタルサーバーを借りる用途としては、ウェブサイトの運用に焦点を起きがちですが、ウェブサイトの運用に加え、同じレンタルサーバーでグループウェアを導入すれば、1つのサーバーに集約することができ管理が容易になります。
レンタルサーバー業者やプランによって、あらかじめ、グループウェア機能をオプションで搭載していることもあります。一方で、ご自身でレンタルサーバーにグループウェアを導入するとなれば、グループウェアソフトをサーバーにインストールする必要がありますので、サーバーの管理者権限（root権限）が必要になります。
サーバーの管理者権限が使えるのは、VPSやマネージドサーバーなどで、レンタルサーバーの上位プランを利用する必要があります。一方で、手軽な値段で利用できる共有サーバーについては、名前の通り1つのサーバーを複数のユーザーで共有しているため、サーバーの管理者権限は付与されておらず、グループウェアの導入はできません。
パッケージ版のグループウェアのメリットとしては、ソフトウェア・パッケージとライセンスが同時に購入できる他、あらかじめ、複数人数の利用を想定しているため、クラウド型とは異なり、1人あたりではなく10人、20人などまとまった利用人数単位で契約することで、安く導入できます。例えば、サイボイスOffice10を100人使う場合、クラウド型を利用した場合、合計で58万8000円ですが、パッケージ版の場合スタンダードコースで37万8000円で導入できるなど、人数が多くなれば安く導入できます。
レンタルサーバーでグループウェア機能をオプションで用意している場合、あらかじめ、「サイボイスOffice10」や「desknet’s NEO」などのソフトウェアが標準で用意されており、コントロールパネルなどで簡単な操作でグループウェアを導入できます。例えば、レンタルサーバーの「カゴヤ」では、「サイボイスOffice10」の導入オプションが用意されており、10ユーザー版で66990円で利用できます。導入とライセンスの同時購入も可能です。
